Annoncer un plan de communication d’entreprise efficace en 5 étapes clés

Dans le monde des affaires actuel, une communication inefficace représente un réel obstacle à la croissance. Une communication claire et stratégique est un pilier essentiel pour toute entreprise. Mais, avoir une solide stratégie de communication ne suffit pas; la manière dont vous la présentez est tout aussi importante. Votre plan de communication est-il une simple compilation de stratégies ou un levier puissant de performance ?

La meilleure approche de communication est vouée à l'échec si elle n'est pas correctement diffusée. L'absence d'une présentation claire et ciblée peut entraîner confusion, résistance au changement, et un gaspillage des ressources investies. Ces phases vous permettront de maximiser son impact et d'assurer que toutes les parties prenantes sont alignées et engagées. Préparer, communiquer, et exécuter votre programme avec succès n'aura jamais été aussi simple.

Phase 1 : définir les objectifs de l'annonce de votre stratégie (pourquoi la communiquer ?)

Avant de lancer l'annonce de votre stratégie de communication, il est essentiel de définir clairement les objectifs de cette annonce. Cette démarche vous permettra de vous assurer que vos efforts sont ciblés et que vous atteignez les résultats souhaités. En définissant précisément vos objectifs, vous pourrez créer un message percutant qui résonne avec vos publics et les motive à s'engager dans sa mise en œuvre. Une étude de PwC révèle que les entreprises dotées d'une communication interne performante sont 50% plus susceptibles de réussir leurs projets.

Points clés :

• Alignement des objectifs de l'annonce avec les objectifs de la stratégie : Assurez-vous que l'annonce de la stratégie vise à atteindre les mêmes objectifs que la stratégie elle-même (augmentation de la notoriété, amélioration de l'image, augmentation des ventes, engagement des employés, etc.). Par exemple, si la stratégie vise à augmenter les ventes de 15%, l'annonce doit mettre en avant les bénéfices clients et les avantages compétitifs.
• Identification des publics cibles et de leurs besoins d'information spécifiques : Segmentez les différents publics internes (employés, managers, dirigeants) et externes (clients, prospects, partenaires, médias) et adaptez le message en fonction de leurs intérêts et préoccupations. Les employés voudront savoir comment la stratégie affectera leur travail quotidien, tandis que les clients se concentreront sur les avantages qu'ils en retireront.
• Définition des indicateurs de succès de l'annonce (KPIs) : Déterminez comment mesurer son efficacité (par exemple, taux d'ouverture des emails, nombre de vues de la présentation, feedback des employés, couverture médiatique). Utilisez des outils d'analyse comme Google Analytics pour le site web et Sprout Social pour les réseaux sociaux. Parmi les KPIs pertinents, on peut citer le Net Promoter Score (NPS) pour mesurer l'engagement des employés et le taux de conversion pour évaluer l'impact sur les ventes.

Idées originales :

• Exercice de "cartographie des parties prenantes" : Identifiez visuellement toutes les parties prenantes et leurs liens avec la stratégie de communication. Créez un schéma qui montre comment chaque groupe est affecté par la stratégie et comment il peut contribuer à son succès.
• Sondage initial : Réalisez un sondage rapide auprès des employés pour évaluer leur niveau de compréhension actuel de la stratégie de communication de l'entreprise et identifier leurs besoins d'information. Utilisez des plateformes comme SurveyMonkey ou Google Forms pour collecter rapidement et facilement les données.

Exemples concrets :

Par exemple, "L'objectif est d'accroître la compréhension du nouveau positionnement de la marque de 30% auprès des employés dans les 3 mois suivant l'annonce." Pour mesurer cela, vous pouvez réaliser un sondage avant et après la communication de la stratégie pour évaluer l'évolution de la compréhension.

Phase 2 : créer un récit précis et engageant (comment la raconter ?)

Transformer un document stratégique en un récit captivant est essentiel pour susciter l'adhésion et l'engagement de vos publics. Un récit précis et engageant permet de donner du sens à la stratégie de communication et de la rendre plus accessible et mémorable. Cela permet aux parties prenantes de mieux comprendre les objectifs, les approches et les bénéfices, et de se sentir plus impliquées dans sa mise en œuvre. Une narration impactante peut faire toute la différence entre une stratégie ignorée et une stratégie adoptée et mise en œuvre avec enthousiasme. L'utilisation du storytelling, selon une étude de Harvard Business Review, augmente de 70% la mémorisation des messages.

Points clés :

• Développer une "trame narrative" : Structurez la présentation comme une histoire avec un début (le contexte actuel), un milieu (les défis et opportunités), et une fin (la vision et les bénéfices de la stratégie). Imaginez une situation où la communication actuelle n'atteint pas les objectifs, puis présentez la stratégie comme la solution à ce problème, en décrivant comment elle va transformer la situation.
• Simplifier le jargon technique et utiliser un langage accessible : Évitez les termes complexes et les acronymes non définis. Utilisez des analogies, des métaphores et des exemples concrets pour rendre la stratégie plus compréhensible. Au lieu de dire "optimiser la synergie interdépartementale", dites "améliorer la collaboration entre les équipes pour travailler plus efficacement ensemble".
• Mettre l'accent sur les bénéfices pour chaque public cible : Expliquez comment la stratégie profitera à chaque groupe de personnes (par exemple, comment elle facilitera leur travail, améliorera leur satisfaction client, augmentera les revenus de l'entreprise). Par exemple, pour les employés, mettez en avant comment la stratégie simplifiera les processus et réduira les tâches répétitives.
• Utiliser des visuels impactants : Incorporez des graphiques, des infographies, des vidéos et des images pour illustrer les points clés et rendre la présentation plus attrayante. HubSpot rapporte que les articles contenant des images reçoivent 94% plus de vues.

Idées originales :

• Création d'une courte vidéo animée : Expliquez la stratégie de communication de manière visuelle et ludique en utilisant une vidéo animée. Une vidéo peut être partagée facilement sur différents canaux et permet de communiquer des informations complexes de manière simple et engageante.
• Développement d'un "manifeste" de la communication : Rédigez un court document inspirant qui résume les valeurs et les principes qui guident la communication de l'entreprise. Ce manifeste peut servir de référence pour toutes les communications et aider à aligner les efforts de l'équipe.

Exemples concrets :

Une trame narrative réussie pourrait être : "Nous sommes aujourd'hui confrontés à une concurrence accrue et à des clients de plus en plus exigeants. Notre nouvelle stratégie de communication va nous permettre de mieux nous différencier, de renforcer notre relation avec nos clients et d'augmenter nos parts de marché." Un langage simple et accessible pourrait être : "Notre objectif est de rendre nos échanges plus clairs, plus transparents et davantage axés sur les besoins de nos clients." Par exemple, au lieu de dire « Nous allons implémenter une solution CRM », vous pouvez dire : « Nous allons adopter un outil pour mieux connaître nos clients et leur offrir un service personnalisé ».

Phase 3 : sélectionner les canaux de diffusion appropriés (où et quand la diffuser ?)

Sélectionner les canaux de diffusion les plus efficaces est essentiel pour atteindre chaque public cible de manière optimale. Chaque canal a ses propres forces et faiblesses, et il est important de choisir ceux qui sont les plus adaptés à votre message et à votre public. En utilisant les bons canaux, vous maximiserez la portée de votre échange et vous vous assurerez que votre message est entendu par les personnes qui comptent. Selon Hootsuite , l'utilisation combinée de plusieurs canaux augmente de 30% l'impact d'une campagne de communication.

Points clés :

• Identifier les canaux privilégiés par chaque public : Prenez en compte les habitudes de chaque groupe (par exemple, les employés préfèrent-ils les emails, les réunions, les newsletters internes, les réseaux sociaux d'entreprise ?). Les jeunes employés peuvent être plus réceptifs aux communications sur les réseaux sociaux, tandis que les employés plus expérimentés peuvent préférer les emails ou les réunions.
• Diversifier les canaux pour maximiser la portée : Utilisez une combinaison de canaux traditionnels (emails, réunions) et numériques (intranet, réseaux sociaux, webinaires). La diversification vous permet d'atteindre différents publics et de renforcer votre message.
• Planifier un calendrier précis et cohérent : Définissez les dates et les heures, en tenant compte des délais et des contraintes de chaque canal. Un calendrier permet de coordonner vos efforts et de vous assurer que votre message est diffusé au bon moment et de manière cohérente.
• Assurer la cohérence du message sur tous les canaux : Veillez à ce que le message soit uniforme et aligné sur tous les canaux. La cohérence renforce la crédibilité de votre message et évite la confusion.

Idées originales :

• Organisation d'un "town hall meeting" virtuel : Organisez une réunion en ligne avec la direction pour présenter la stratégie et répondre aux questions des employés en direct. Un town hall meeting virtuel permet de créer un dialogue ouvert et transparent avec les employés et de répondre à leurs préoccupations en temps réel.
• Lancement d'une campagne sur les réseaux sociaux d'entreprise : Utilisez les réseaux sociaux internes pour diffuser des informations, partager des témoignages d'employés et encourager les conversations. Les réseaux sociaux d'entreprise peuvent être un excellent moyen de favoriser l'engagement et la participation.

Exemples concrets :

Un calendrier de communication pourrait inclure un email d'annonce à tous les employés, suivi d'une présentation en réunion d'équipe, puis d'une série de publications sur les réseaux sociaux d'entreprise. Pour assurer la cohérence du message, utilisez un document de référence qui décrit les points clés de la stratégie et les messages à communiquer sur chaque canal. Par exemple, envoyez un email le lundi, organisez une réunion le mercredi et programmez des publications sur les réseaux sociaux tout au long de la semaine.

Phase 4 : préparer et former les ambassadeurs (qui la diffuse ?)

Les ambassadeurs jouent un rôle crucial dans la diffusion et l'adoption de la stratégie. Ces personnes clés, qui influencent les autres, peuvent aider à susciter l'adhésion et l'engagement des employés et des autres parties prenantes. En préparant et en formant ces ambassadeurs, vous leur donnez les outils et les informations nécessaires pour communiquer efficacement et répondre aux questions et aux préoccupations. McKinsey rapporte que les entreprises qui mobilisent leurs employés sont 2 fois plus performantes.

Points clés :

• Identifier les personnes clés qui peuvent influencer les autres : Sélectionnez les managers, les leaders d'opinion et les employés engagés. Ces personnes doivent être crédibles, respectées et capables d'échanger efficacement. Privilégiez ceux qui ont une bonne connaissance de l'entreprise et qui sont à l'aise pour prendre la parole en public.
• Fournir aux ambassadeurs les outils et les informations nécessaires : Créez des supports clairs et concis (présentations, FAQ, argumentaires) pour aider les ambassadeurs à communiquer. Ces supports doivent être faciles à utiliser et à comprendre. Une FAQ bien construite permet d'anticiper les questions courantes et de fournir des réponses claires et précises.
• Organiser des sessions de formation : Formez les ambassadeurs à présenter la stratégie de manière convaincante et à répondre aux questions des autres employés. Ces sessions doivent être interactives et permettre aux ambassadeurs de s'exercer. Incluez des exercices de simulation pour les préparer à répondre aux questions difficiles.
• Encourager les ambassadeurs à partager leurs expériences : Créez un espace où les ambassadeurs peuvent partager leurs témoignages et leurs bonnes pratiques. Cela peut être un forum en ligne, une réunion régulière ou un simple email. Un forum en ligne permet de créer une communauté d'ambassadeurs et de faciliter le partage d'informations.

Idées originales :

• Création d'un programme de "certification des ambassadeurs" : Offrez une formation formelle et délivrez une certification une fois qu'ils ont réussi un test. Cette certification peut être un signe de reconnaissance et motiver les ambassadeurs à s'impliquer davantage.
• Organisation de "workshops de storytelling" : Aidez les ambassadeurs à développer leurs compétences en storytelling afin qu'ils puissent partager des anecdotes et des exemples concrets pour illustrer les bénéfices de la stratégie. Le storytelling peut rendre le message plus vivant et mémorable.

Exemples concrets :

Un programme d'ambassadeurs réussi pourrait inclure des sessions de formation, des supports de diffusion clairs, et un système de reconnaissance pour les ambassadeurs les plus actifs. Les supports pourraient inclure une présentation PowerPoint, une FAQ, et un argumentaire qui répond aux questions les plus courantes. Par exemple, la reconnaissance des ambassadeurs peut prendre la forme de primes ou de mentions spéciales lors des réunions d'équipe.

Phase 5 : mesurer, évaluer et ajuster (comment s'assurer de son efficacité ?)

Le suivi et l'évaluation sont des démarches essentielles pour garantir l'efficacité de la diffusion de la stratégie. En mesurant les résultats, en recueillant le feedback et en analysant les données, vous pouvez identifier ce qui fonctionne bien et ce qui peut être amélioré. Cela permet d'adapter votre approche en fonction des résultats et de maximiser son impact. Selon Harvard Business Review , célébrer les petites victoires augmente l'engagement et la motivation des équipes.

Points clés :

• Suivre les indicateurs de succès définis à l'étape 1 (KPIs) : Collectez et analysez les données pour évaluer l'efficacité de la communication (par exemple, taux d'ouverture des emails, nombre de vues de la présentation, feedback des employés, couverture médiatique). Utilisez des outils d'analyse pour suivre ces indicateurs.
• Recueillir le feedback des employés et des autres parties prenantes : Organisez des sondages, des entretiens et des groupes de discussion pour recueillir le feedback. Le feedback peut vous aider à identifier les points forts et les points faibles de votre diffusion.
• Analyser les données et identifier les points forts et les points faibles : Identifiez ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être amélioré. Analysez les données et le feedback pour identifier les tendances et les opportunités.
• Ajuster l'approche en fonction des résultats : Modifiez les messages, les canaux et les activités en fonction des résultats obtenus. Soyez flexible et prêt à adapter votre stratégie en fonction des résultats.

Idées originales :

• Mise en place d'un "tableau de bord" : Créez un tableau de bord visuel qui présente les indicateurs de succès clés et permet de suivre l'évolution de la communication en temps réel. Un tableau de bord peut vous aider à suivre les progrès et à identifier rapidement les problèmes.
• Organisation d'une "rétrospective" : Organisez une réunion avec l'équipe et les ambassadeurs pour analyser les résultats et identifier les leçons apprises. Une rétrospective peut vous aider à améliorer votre diffusion à l'avenir.

Exemples concrets :

Un tableau de bord pourrait inclure des indicateurs tels que le taux d'ouverture des emails, le nombre de vues de la présentation, le feedback, et la couverture médiatique. Une rétrospective pourrait inclure une discussion sur ce qui a bien fonctionné, ce qui n'a pas bien fonctionné, et ce qui peut être amélioré à l'avenir. Par exemple, si le taux d'ouverture des emails est faible, vous pouvez tester différents objets d'emails pour voir ce qui fonctionne le mieux.

Indicateur	Objectif initial	Résultat obtenu	Actions correctives
Taux d'ouverture des emails	40%	30%	Amélioration du titre des emails et de la segmentation des listes de diffusion. Tester différents objets d'emails avec un outil d'A/B testing.
Nombre de vues de la présentation	500	350	Promotion plus active de la présentation sur les réseaux sociaux d'entreprise et sur l'intranet.
Satisfaction des employés (échelle de 1 à 5)	4	3.5	Organisation de sessions de questions-réponses supplémentaires avec la direction et mise en place d'une FAQ plus complète.

Public cible	Canal de communication	Message clé	Fréquence
Employés	Email, Intranet, Réunions d'équipe	Explication des bénéfices de la stratégie pour leur travail quotidien.	Hebdomadaire (emails), Mensuelle (réunions)
Clients	Site web, Newsletter, Réseaux sociaux	Présentation des améliorations de service et des nouveaux produits.	Mensuelle (newsletter), Hebdomadaire (réseaux sociaux)
Partenaires	Emails personnalisés, Conférences	Opportunités de collaboration et avantages mutuels.	Trimestrielle (emails), Annuelle (conférences)

Une stratégie pour le succès

En adoptant ces 5 phases clés, vous serez en mesure de diffuser votre stratégie de communication d'entreprise avec succès, en boostant l'adhésion et en maximisant son impact. N'oubliez pas que la communication interne entreprise est une compétence fondamentale pour toute entreprise qui souhaite prospérer, et que la manière dont vous présentez votre stratégie est aussi importante que la stratégie elle-même. La communication efficace, selon une étude de Gallup, augmente la productivité des employés de 25%.

Mettez en œuvre ces conseils et ces approches pour diffuser votre propre stratégie avec succès. Rappelez-vous qu'une communication stratégique et bien exécutée est un atout majeur pour atteindre vos objectifs et assurer la croissance de votre entreprise. Une diffusion réussie ne se limite pas à transmettre des informations, il s'agit de créer un dialogue, de susciter l'engagement et de construire des relations solides avec toutes les parties prenantes. En investissant dans une communication de qualité, vous investissez dans l'avenir de votre entreprise. N'oubliez pas d'analyser régulièrement vos résultats et d'ajuster votre approche en conséquence. L'avenir de votre entreprise en dépend.